Coquetéis, Vernissage ou Coffee-break

 CMPA FchadaPROCEDIMENTOS ACERCA DA CEDÊNCIA DE ESPAÇO PARA COQUETÉIS, VERNISSAGE E COFFEE-BREAKS 

Resolução de Mesa nº 486 de 28 de abril de 2015

AGENDAMENTOA cedência dos espaços para fins de coquetéis ou coffe-breaks, decorrentes de atividades institucionais (solenidades; homenagens, comemorações; seminários; convenções) ou culturais (abertura de exposições) de interesse da CMPA, será deferida apenas aos vereadores ou às unidades administrativas da Casa. 

São passiveis de cedência os seguintes espaços: Saguão do Plenário Otávio Rocha; Saguão Térreo, Saguão do Salão Adel Carvalho e o T Cultural Vereadora Teresa Franco (vernissage de exposição artística). A capacidade máxima de ocupação é, respectivamente, de 150 (cento e cinquenta), 300 (trezentas), 80 (oitenta) e 50 (cinquenta) pessoas.

O vereador solicitante deverá indicar responsável que lhe seja subordinado para estar presente durante a organização e realização do evento;

As despesas decorrentes desses eventos correrão por conta de seus solicitantes.

Sugerimos que antes de oficializar a solicitação, o interessado entre em contato com a Seção de Memorial (ramal 4318) para certificar-se de local e período disponível para utilização. A seção de Memorial transmitirá todas as demais recomendações necessárias acerca dos cuidados que deverão ser observados em relação as dependências da CMPA, inclusive quanto a seus equipamentos, seus móveis e seus utensílios.

O solicitante que deseja reservar dependência para realização de coquetel ou coffee break concomitantemente a outro já agendado deverá aguardar manifestação do chefe do Setor de Portaria para obter informações quanto à estrutura física disponibilizada pela CMPA.

Todas solicitações estarão sujeitas a autorização da Direção Geral da Casa.

DOCUMENTAÇÃOO Vereador interessado na utilização do espaço deverá encaminhar à Seção de Memorial via SEI – Sistema Eletrônico de Informações, solicitação com formulário CEDÊNCIA DE ESPAÇO – FORMULÁRIO SOLICITA COQUETEL, VERNISSAGE OU COFFE-BREAK, assinado pelo Vereador, dirigido à Seção do Memorial que o encaminhará à Direção-Geral, para deliberação.


CEDÊNCIA DE ESPAÇO – FORMULÁRIO SOLICITA COQUETEL, VERNISSAGE OU COFFE-BREAK

Vereador solicitante:………………………………………………………………..  Ramal: ……………………………………

Nome do assessor responsável: ………………………………………………. Telefone: …………………………………

Finalidade do evento: …………………………………………………………………………………………………………………

Nome do responsável pelo evento: …………………………………………………………………………………………….

Evento: (  ) Coquetel    (  ) Vernissage    (  )  Coffee-break                                     Data: ……../……../………….

Horário para Organização: …………. Horário do Início: ……………… Horário de Término: ………………

Solicita o local: (  ) Saguão do Plenário Otávio Rocha   (  )  Saguão Adel Carvalho   (  ) Saguão Térreo   (  ) T Cultural Tereza Franco – Vernissage  (  ) Galeria Clébio Sória – Vernissage

Utilização de equipamentos CMPA: (  ) freezer   (  ) …… cadeiras    (  ) ……. mesa com cavalete

Relação de objetos e equipamentos que irão ingressar na CMPA ……………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

Esta solicitação implica na aceitação e concordância do vereador solicitante com todos os itens do Regulamento a seguir:

REGULAMENTAÇÃO ACERCA DA CEDÊNCIA DE ESPAÇO PARA COQUETEL, VERNISSAGE OU COFFE-BREAK

Orientamos que estas normas sejam repassadas ao responsável pelo evento

1. OBRIGAÇÕES DO SOLICITANTE

1.1 Fica a cargo do responsável as despesas decorrentes para a realização e organização total do evento, bem como pelo transporte de alimentos e objetos necessários à sua consecução;

1.2 O vereador solicitante deverá indicar responsável que lhe seja subordinado para estar presente durante a organização e realização do evento;

1.3 Caso o solicitante tenha interesse em utilizar a sala de apoio com freezer da Casa, deverá procurar com antecedência o chefe do Setor de Portaria (r. 4449) para ter acesso no dia do evento;

1.4 Objetos e equipamentos ingressados deverão ser retirados das dependências da CMPA tão logo seja finalizado o evento;

1.5 O recolhimento de eventuais sobras de alimentos, bebidas, gelo e lixo, decorrentes do evento, e a higienização da dependência cedida ficam a cargo do solicitante. O lixo seco e o lixo orgânico deverão ser separados e acondicionados em sacos plásticos, e depositados nos contêineres apropriados, localizados na área externa da CMPA;

1.6 O solicitante é responsável pela manutenção do espaço utilizado, ficando esse obrigado ao ressarcimento por quaisquer danos que, em decorrência do evento, possam ser causados às dependências da CMPA ou a obras e materiais expostos.

2. MONTAGEM E DESMONTAGEM DO EVENTO

2.1 A montagem do evento deverá ocorrer em data previamente estabelecida, não podendo prejudicar o funcionamento das atividades da CMPA ou trânsito de pessoas;

2.2 O ingresso e saída de quaisquer objetos ou equipamentos na CMPA para fins de consecução do evento, deverá ser descrito no formulário de solicitação, sob pena de retenção destes para o fim de resguardo do patrimônio da CMPA;

2.3 É vedado a utilização de botijões de gás para o fim de preparo ou aquecimento de alimentos ou bebidas para quaisquer eventos realizados nas dependências da CMPA passíveis de cedência;

2.4 No dia do evento, em caso de haver interesse do solicitante do evento em colocar temporariamente bebidas em freezer, aquele poderá procurar o chefe do Setor de Portaria (r. 4449) para receber a chave da sala do freezer;

2.5 Caso se verifique a necessidade de deslocamento de obras/materiais expostas e seus suportes no espaço cedido, o responsável não poderá remover sem a permissão da Seção de Memorial;

2.5.1 É vedado o deslocamento de instalações, obras artísticas e seus suportes, durante exposições e mostras, para o fim de cedência do T Cultural Vereadora Teresa Franco.

2.6 É proibida a utilização de fitas adesivas, parafusos, pregos ou demais materiais que possam danificar quaisquer estruturas disponibilizadas pela CMPA.

3. HORÁRIO DO EVENTO

3.1 Os horários de início e de término dos eventos serão previamente determinados, ficando seus responsáveis comprometidos a obedecê-los com absoluto rigor, não podendo ultrapassar às 22h (vinte e duas horas), horário limite para encerramento de toda e qualquer atividade nas dependências da CMPA. O responsável pelo evento será notificado pelo Grupo de Eventos com 10min (dez minutos) de antecedência do horário de encerramento das atividades da CMPA.

3.2 A ocupação, a desocupação e a higienização dos espaços cedidos não ultrapassarão às 22h (vinte e duas horas).

 4. CANCELAMENTO

4.1 Na desistência do evento o solicitante deverá notificar via SEI imediatamente à Seção de Memorial e, no prazo mínimo de 24h (vinte e quatro horas) antes do evento, para fins de oficialização do cancelamento.

 5. REGRAS GERAIS

5.1 É de total responsabilidade do solicitante do evento o ressarcimento por quaisquer danos que, em decorrência do evento, possam ser causados às dependências da CMPA ou a obras e materiais que porventura sejam danificados;

5.2 As dependências da CMPA não serão cedidas para a realização de formaturas, aniversários ou demais eventos que não se relacionem às atividades institucionais e culturais de interesse da CMPA;

5.3 A cedência de quaisquer dependências da CMPA está condicionada, em qualquer caso, à gratuidade do vento;

5.4 Observar e cumprir todas as obrigações decorrentes de leis, decretos, regulamentos e posturas federais, estaduais ou municipais vigentes;

5.4.1 Observar as normas nacionais de combate e prevenção à disseminação do COVID-19. Conforme determinação vigente utilizar máscaras, equipamentos de proteção, manter a distância e a higienização necessárias à prevenção da transmissão da COVID-19;

5.5 O não cumprimento de quaisquer das regras deste Regulamento poderá acarretar, o cancelamento do evento a qualquer tempo.

OBSERVAÇÕES FINAIS

A Seção de Memorial está à disposição para transmitir demais esclarecimentos e recomendações necessários acerca dos cuidados que deverão ser observados em relação as dependências da CMPA, inclusive quanto a seus equipamentos, seus móveis e seus utensílios.