PROCEDIMENTOS ACERCA DA CEDÊNCIA DE ESPAÇO PARA COQUETÉIS, VERNISSAGE E COFFEE-BREAKS
Resolução de Mesa nº 486 de 28 de abril de 2015
AGENDAMENTO – A cedência dos espaços para fins de coquetéis ou coffe-breaks, decorrentes de atividades institucionais (solenidades; homenagens, comemorações; seminários; convenções) ou culturais (abertura de exposições) de interesse da CMPA, será deferida apenas aos vereadores ou às unidades administrativas da Casa.
São passiveis de cedência os seguintes espaços: Saguão do Plenário Otávio Rocha; Saguão Térreo, Saguão do Salão Adel Carvalho e o T Cultural Vereadora Teresa Franco (vernissage de exposição artística). A capacidade máxima de ocupação é, respectivamente, de 150 (cento e cinquenta), 300 (trezentas), 80 (oitenta) e 50 (cinquenta) pessoas.
O vereador solicitante deverá indicar responsável que lhe seja subordinado para estar presente durante a organização e realização do evento;
As despesas decorrentes desses eventos correrão por conta de seus solicitantes.
Sugerimos que antes de oficializar a solicitação, o interessado entre em contato com a Seção de Memorial (ramal 4318) para certificar-se de local e período disponível para utilização. A seção de Memorial transmitirá todas as demais recomendações necessárias acerca dos cuidados que deverão ser observados em relação as dependências da CMPA, inclusive quanto a seus equipamentos, seus móveis e seus utensílios.
O solicitante que deseja reservar dependência para realização de coquetel ou coffee break concomitantemente a outro já agendado deverá aguardar manifestação do chefe do Setor de Portaria para obter informações quanto à estrutura física disponibilizada pela CMPA.
Todas solicitações estarão sujeitas a autorização da Direção Geral da Casa.
DOCUMENTAÇÃO – O Vereador interessado na utilização do espaço deverá encaminhar à Seção de Memorial via SEI – Sistema Eletrônico de Informações, solicitação com formulário CEDÊNCIA DE ESPAÇO – FORMULÁRIO SOLICITA COQUETEL, VERNISSAGE OU COFFE-BREAK, assinado pelo Vereador, dirigido à Seção do Memorial que o encaminhará à Direção-Geral, para deliberação.
CEDÊNCIA DE ESPAÇO – FORMULÁRIO SOLICITA COQUETEL, VERNISSAGE OU COFFE-BREAK
Vereador solicitante:……………………………………………………………….. Ramal: ……………………………………
Nome do assessor responsável: ………………………………………………. Telefone: …………………………………
Finalidade do evento: …………………………………………………………………………………………………………………
Nome do responsável pelo evento: …………………………………………………………………………………………….
Evento: ( ) Coquetel ( ) Vernissage ( ) Coffee-break Data: ……../……../………….
Horário para Organização: …………. Horário do Início: ……………… Horário de Término: ………………
Solicita o local: ( ) Saguão do Plenário Otávio Rocha ( ) Saguão Adel Carvalho ( ) Saguão Térreo ( ) T Cultural Tereza Franco – Vernissage ( ) Galeria Clébio Sória – Vernissage
Utilização de equipamentos CMPA: ( ) freezer ( ) …… cadeiras ( ) ……. mesa com cavalete
Relação de objetos e equipamentos que irão ingressar na CMPA ……………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
Esta solicitação implica na aceitação e concordância do vereador solicitante com todos os itens do Regulamento a seguir:
REGULAMENTAÇÃO ACERCA DA CEDÊNCIA DE ESPAÇO PARA COQUETEL, VERNISSAGE OU COFFE-BREAK
Orientamos que estas normas sejam repassadas ao responsável do evento.
1. OBRIGAÇÕES DO SOLICITANTE
1.1 Fica a cargo do responsável as despesas decorrentes para a realização e organização total do evento, bem como pelo transporte de alimentos e objetos necessários à sua consecução;
1.2 O vereador solicitante deverá indicar responsável que lhe seja subordinado para estar presente durante a organização e realização do evento;
1.3 Caso o solicitante tenha interesse em utilizar a sala de apoio com freezer da Casa, deverá procurar com antecedência o chefe do Setor de Portaria (r. 4449) para ter acesso no dia do evento;
1.4 Objetos e equipamentos ingressados deverão ser retirados das dependências da CMPA tão logo seja finalizado o evento;
1.5 O recolhimento de eventuais sobras de alimentos, bebidas, gelo e lixo, decorrentes do evento, e a higienização da dependência cedida ficam a cargo do solicitante. O lixo seco e o lixo orgânico deverão ser separados e acondicionados em sacos plásticos, e depositados nos contêineres apropriados, localizados na área externa da CMPA;
1.6 O solicitante é responsável pela manutenção do espaço utilizado, ficando esse obrigado ao ressarcimento por quaisquer danos que, em decorrência do evento, possam ser causados às dependências da CMPA ou a obras e materiais expostos.
2. MONTAGEM E DESMONTAGEM DO EVENTO
2.1 A montagem do evento deverá ocorrer em data previamente estabelecida, não podendo prejudicar o funcionamento das atividades da CMPA ou trânsito de pessoas;
2.2 O ingresso e saída de quaisquer objetos ou equipamentos na CMPA para fins de consecução do evento, deverá ser descrito no formulário de solicitação, sob pena de retenção destes para o fim de resguardo do patrimônio da CMPA;
2.3 É vedado a utilização de botijões de gás para o fim de preparo ou aquecimento de alimentos ou bebidas para quaisquer eventos realizados nas dependências da CMPA passíveis de cedência;
2.4 No dia do evento, em caso de haver interesse do solicitante do evento em colocar temporariamente bebidas em freezer, aquele poderá procurar o chefe do Setor de Portaria (r. 4449) para receber a chave da sala do freezer;
2.5 Caso se verifique a necessidade de deslocamento de obras/materiais expostas e seus suportes no espaço cedido, o responsável não poderá remover sem a permissão da Seção de Memorial;
2.5.1 É vedado o deslocamento de instalações, obras artísticas e seus suportes, durante exposições e mostras, para o fim de cedência do T Cultural Vereadora Teresa Franco.
2.6 É proibida a utilização de fitas adesivas, parafusos, pregos ou demais materiais que possam danificar quaisquer estruturas disponibilizadas pela CMPA.
3. HORÁRIO DO EVENTO
3.1 Os horários de início e de término dos eventos serão previamente determinados, ficando seus responsáveis comprometidos a obedecê-los com absoluto rigor, não podendo ultrapassar às 22h (vinte e duas horas), horário limite para encerramento de toda e qualquer atividade nas dependências da CMPA. O responsável pelo evento será notificado pelo Grupo de Eventos com 10min (dez minutos) de antecedência do horário de encerramento das atividades da CMPA.
3.2 A ocupação, a desocupação e a higienização dos espaços cedidos não ultrapassarão às 22h (vinte e duas horas).
4. CANCELAMENTO
4.1 Na desistência do evento o solicitante deverá notificar via SEI imediatamente à Seção de Memorial e, no prazo mínimo de 24h (vinte e quatro horas) antes do evento, para fins de oficialização do cancelamento.
5. REGRAS GERAIS
5.1 É de total responsabilidade do solicitante do evento o ressarcimento por quaisquer danos que, em decorrência do evento, possam ser causados às dependências da CMPA ou a obras e materiais que porventura sejam danificados;
5.2 As dependências da CMPA não serão cedidas para a realização de formaturas, aniversários ou demais eventos que não se relacionem às atividades institucionais e culturais de interesse da CMPA;
5.3 A cedência de quaisquer dependências da CMPA está condicionada, em qualquer caso, à gratuidade do vento;
5.4 Observar e cumprir todas as obrigações decorrentes de leis, decretos, regulamentos e posturas federais, estaduais ou municipais vigentes;
5.4.1 Observar as normas nacionais de combate e prevenção à disseminação do COVID-19. Conforme determinação vigente utilizar máscaras, equipamentos de proteção, manter a distância e a higienização necessárias à prevenção da transmissão da COVID-19;
5.5 O não cumprimento de quaisquer das regras deste Regulamento poderá acarretar, o cancelamento do evento a qualquer tempo.
OBSERVAÇÕES FINAIS
A Seção de Memorial está à disposição para transmitir demais esclarecimentos e recomendações necessários acerca dos cuidados que deverão ser observados em relação as dependências da CMPA, inclusive quanto a seus equipamentos, seus móveis e seus utensílios.