A cedência dos espaços para fins de coquetéis ou coffee-breaks, decorrentes de atividades institucionais (solenidades, homenagens, comemorações, seminários, convenções, etc.) ou culturais (abertura de exposições, por exemplo), será deferida apenas aos Vereadores ou às unidades administrativas da Casa.
São passiveis de cedência os seguintes espaços: Saguão do Plenário Otávio Rocha – 50 (cinquenta pessoas); Saguão do Salão Adel Carvalho – 50 (cinquenta pessoas), T Cultural Vereadora Teresa Franco (vernissage de exposição artística 50 – cinquenta pessoas); Saguão do Espaço Ecumênico e o Saguão central do pavimento térreo (180 cento e oitenta pessoas).
O(A) vereador(a) solicitante deverá indicar responsável que lhe seja subordinado para estar presente durante a organização e realização do evento.
Fica a cargo do responsável as despesas decorrentes para a realização e organização total do evento, bem como pelo transporte de alimentos e objetos necessários à sua consecução. A CMPA não dispõe de louça (copos, pratos), talheres ou têxteis para mesa.
Sugerimos que antes de oficializar a solicitação, o interessado entre em contato com a Seção de Memorial (ramal 4318) para certificar-se de local e período disponível para utilização. A Seção de Memorial coloca-se à disposição para as demais recomendações necessárias acerca dos cuidados que deverão ser observados em relação as dependências da CMPA, inclusive quanto a seus equipamentos, seus móveis e seus utensílios.
O(A) Vereador(a) solicitante deverá encaminhar à Seção de Memorial via SEI – Sistema Eletrônico de Informações, solicitação com FORMULÁRIO CEDÊNCIA DE ESPAÇO – SOLICITA COQUETEL, VERNISSAGE OU COFFE-BREAK, assinado pelo Vereador, dirigido à Seção do Memorial contendo o nome do assessor responsável, finalidade do evento, data, horário para organização, horário de início e fim, bem como a descrição dos móveis ou equipamentos que possam vir ingressar na CMPA para a realização do evento.
Todas solicitações estarão sujeitas a autorização da Direção Geral da Casa.
REGULAMENTAÇÃO ACERCA DA CEDÊNCIA DE ESPAÇO PARA COQUETEL, VERNISSAGE OU COFFE-BREAK
Orientamos que estas normas sejam repassadas ao responsável do evento.
1. OBRIGAÇÕES DO SOLICITANTE
1.1 Fica a cargo do responsável as despesas decorrentes para a realização e organização total do evento, bem como pelo transporte de alimentos e objetos necessários à sua consecução;
1.2 O vereador solicitante deverá indicar responsável que lhe seja subordinado para estar presente durante a organização e realização do evento;
1.3 Caso o solicitante necessite realizar montagem de equipamentos ou mobiliários para realização do evento, deverá marcar reunião prévia com a chefia do Serviço de Atividades Complementares – SAC (r. 4325 ou 4181) para conhecimento das possibilidades e infraestrutura dos espaços a serem utilizados;
1.4 Caso o solicitante necessite utilizar a sala de apoio com freezer da Casa, deverá confirmar com a SAC (r. 4325 ou 4181);
1.5 Caso se verifique a necessidade de deslocamento de obras/materiais expostas e seus suportes no espaço cedido, o responsável deverá solicitar a permissão junto à Seção de Memorial;
1.6 Objetos e equipamentos ingressados deverão ser retirados das dependências da CMPA tão logo seja finalizado o evento;
1.7 O recolhimento de eventuais sobras de alimentos, bebidas, gelo e lixo, decorrentes do evento, e a higienização da dependência cedida ficam a cargo do solicitante. O lixo seco e o lixo orgânico deverão ser separados e acondicionados em sacos plásticos, e depositados nos contêineres apropriados, localizados na área externa da CMPA;
1.8 O solicitante é responsável pela manutenção do espaço utilizado, ficando esse obrigado ao ressarcimento por quaisquer danos que, em decorrência do evento, possam ser causados às dependências da CMPA ou a obras e materiais expostos.
2. MONTAGEM E DESMONTAGEM DO EVENTO
2.1 A montagem do evento deverá ocorrer em data previamente estabelecida, não podendo prejudicar o funcionamento das atividades da CMPA ou trânsito de pessoas;
2.2 O ingresso e saída de quaisquer objetos ou equipamentos na CMPA para fins de consecução do evento, deverá ser descrito no formulário de solicitação, sob pena de retenção destes para o fim de resguardo do patrimônio da CMPA;
2.3 Caso se verifique a necessidade de deslocamento de obras ou materiais expostos e seus suportes no espaço cedido, o responsável não poderá remover sem a permissão da Seção de Memorial.
3. VEDAÇÕES
3.1 É vedado a utilização de botijões de gás para o fim de preparo ou aquecimento de alimentos ou bebidas para quaisquer eventos realizados nas dependências da CMPA passíveis de cedência;
3.2 É vedado o deslocamento de instalações, obras artísticas e seus suportes, durante exposições e mostras, para o fim de cedência do T Cultural Vereadora Teresa Franco;
3.3 Colocação de mesas ou suportes com alimentos ou bebidas no interior do espaço expositivo, exceto quando tratar-se do próprio proponente da exposição;
3.4 É proibida a utilização de fitas adesivas, parafusos, pregos ou demais materiais que possam danificar quaisquer estruturas disponibilizadas pela CMPA.
4. HORÁRIO DO EVENTO
4.1 Os horários de início e de término dos eventos serão previamente determinados, ficando seus responsáveis comprometidos a obedecê-los com absoluto rigor, não podendo ultrapassar às 22h (vinte e duas horas), horário limite para encerramento de toda e qualquer atividade nas dependências da CMPA. O responsável pelo evento será notificado pelo Grupo de Eventos com 10min (dez minutos) de antecedência do horário de encerramento das atividades da CMPA;
4.2 A ocupação, a desocupação e a higienização dos espaços cedidos não ultrapassarão às 22h (vinte e duas horas).
5. CANCELAMENTO
5.1 Na desistência do evento o solicitante deverá notificar via SEI imediatamente à Seção de Memorial e, no prazo mínimo de 24h (vinte e quatro horas) antes do evento, para fins de oficialização do cancelamento;
6. REGRAS GERAIS
6.1 É de total responsabilidade do solicitante do evento o ressarcimento por quaisquer danos que, em decorrência do evento, possam ser causados às dependências da CMPA ou a obras e materiais que porventura sejam danificados;
6.2 As dependências da CMPA não serão cedidas para a realização de formaturas, aniversários ou demais eventos que não se relacionem às atividades institucionais e culturais de interesse da CMPA;
6.3 A cedência de quaisquer dependências da CMPA está condicionada, em qualquer caso, à gratuidade do vento;
6.4 Observar e cumprir todas as obrigações decorrentes de leis, decretos, regulamentos e posturas federais, estaduais ou municipais vigentes;
6.5 O não cumprimento de quaisquer das regras deste Regulamento poderá acarretar, o cancelamento do evento a qualquer tempo.