Coquetéis, Vernissage ou Coffee-break

MANUAL DE PROCEDIMENTOS ACERCA DA CEDÊNCIA DE DEPENDÊNCIAS DA CMPA

Resolução de Mesa nº 486 de 28 de abril de 2015


DOS COQUETÉIS, VERNISSAGE E COFFEE-BREAKS 

Agendamento de espaços para a realização de coquetéis ou coffee-breaks

O saguão do Plenário Otávio Rocha, o saguão dos Correios e Telégrafos e o T Cultural Vereadora Teresa Franco poderão ser reservados apenas pelos vereadores da CMPA ou pelas unidades administrativas da CMPA para coquetéis e coffee-breaks, decorrentes de atividades institucionais ou culturais de interesse da CMPA. As despesas decorrentes desses eventos correrão por conta de seus solicitantes.

A cedência dos espaços para fins de coquetéis ou coffee-breaks será deferida aos vereadores e às unidades administrativas da CMPA.

A capacidade máxima de ocupação do Plenário Otávio Rocha, do saguão dos Correios e Telégrafos e do T Cultural Vereadora Teresa Franco é, respectivamente, de 150 (cento e cinquenta), 400 (quatrocentas) e 50 (cinquenta) pessoas.

Documentação

A solicitação de cedência do espaço, com prazo mínimo de 24h de antecedência, dar-se-á por meio de

I – memorando* do gabinete, assinado pelo vereador, solicitando o evento, dirigido à Seção de Memorial que o encaminhará à Direção-Geral para deliberação;

II – Termo de Responsabilidade para Fins de Coquetel, Vernissage ou Coffee-break – Anexo IV devidamente preenchido e assinado.

O Vereador solicitante do evento deverá assinar Termo de Responsabilidade Para Fins de Coquetel, Vernissage ou Coffee-break, como condição obrigatória para sua realização, ficando esse obrigado ao ressarcimento por quaisquer danos que, em decorrência do evento, possam ser causados às dependências da CMPA ou a obras e materiais expostos.

Indicação de assessor responsável

Em caso de cedência para vereador, este indicará um assessor responsável que lhe seja subordinado para estar presente durante a realização do evento.

Horário do evento

Os horários de início e de término dos eventos serão previamente determinados, ficando seus responsáveis comprometidos a obedecê-los com absoluto rigor, não podendo ultrapassar às 22h (vinte e duas horas), horário limite para encerramento de toda e qualquer atividade nas dependências da CMPA. O responsável pelo evento será notificado pelo Grupo de Eventos da Casa com 10min (dez minutos) de antecedência do horário de encerramento das atividades da CMPA.

Em qualquer caso, a ocupação, a desocupação e a higienização dos espaços cedidos não ultrapassarão às 22h (vinte e duas horas).

Obrigações do Solicitante

O solicitante é o responsável pela organização total do evento, bem como pelo transporte de alimentos e objetos necessários à sua consecução.

No dia do evento, em caso de haver interesse do solicitante do evento em utilizar temporariamente o freezer da Casa, este deverá procurar o chefe do Setor de Portaria (r. 4449) para ter acesso a sala do freezer.

O ingresso e saída de quaisquer objetos ou equipamentos na CMPA para fins de consecução do evento, deverá ser notificado previamente à Seção de Memorial, sob pena de retenção destes para o fim de resguardo do patrimônio da CMPA. Tais objetos e equipamentos deverão ser retirados das dependências da CMPA tão logo seja finalizado o evento.

A manutenção do espaço utilizado é responsabilidade do solicitante.

O recolhimento de eventuais sobras de alimentos, bebidas, gelo e lixo, decorrentes do evento, e a higienização da dependência cedida ficam a cargo do solicitante. O lixo seco e o lixo orgânico deverão ser separados e acondicionados em sacos plásticos, e depositados nos contêineres apropriados, localizados na área externa da CMPA.

O solicitante que deseja reservar dependência para realização de coquetel ou coffee break concomitantemente a outro já agendado, deverá obrigatoriamente contatar o chefe do Setor de Portaria (r.4449) para obter informações quanto à estrutura física disponibilizada pela CMPA.

Vedações

São vedadas as seguintes condutas nas dependências da CMPA  para fins dos eventos coquetel e coffe-break:

I – fixação de materiais de divulgação, cartazes e similares nas paredes e nos móveis da CMPA;

II – montagens que impliquem danificação dos espaços da CMPA;

III – remoção de equipamentos, móveis, cadeiras e outros utensílios da CMPA ou sob sua guarda, sem que haja permissão da Seção de Memorial;

IV – utilização de botijões de gás para o fim de preparo ou aquecimento de alimentos ou bebidas para quaisquer eventos realizados nas dependências da CMPA passíveis de cedência;

V – na cedência do T Cultural Vereadora Teresa Franco, não será permitida qualquer alteração na disposição ou deslocamento de obras artísticas e seus suportes durante o período de exposição ou mostra.

Do Cancelamento

A desistência do evento deverá ser comunicada imediatamente à Seção de Memorial e, no prazo mínimo de 24h (vinte e quatro horas) antes do evento, deverá ser notificada via o e-mail memorialcmpa@camarapoa.rs.gov.br, para fins de oficialização do cancelamento.  

Regras Gerais para todos os Eventos

Durante o período de expediente externo da CMPA, as montagens de eventos deverão manter controle sonoro, a fim de não prejudicar as atividades Legislativas.

É de total responsabilidade do solicitante do evento o conserto ou a reposição de quaisquer equipamentos que porventura sejam danificados na constância do evento.

Para fins dos eventos de que trata este manual, quaisquer obras artísticas, materiais de apoio, equipamentos, cenários, alimentos ou bebidas ingressarão nas dependências da CMPA via ala sul (próximo ao caixa eletrônico) e utilizará o elevador próximo, de carga e descarga.

O responsável pelo evento deverá realizar uma verificação prévia, se for o caso, junto ao chefe do Setor de Sonorização (r.4169),  para levantar suas necessidades, a fim de adiantar às instalações necessárias para realização do evento.

A cedência de quaisquer dependência da CMPA está condicionada, em qualquer caso, à gratuidade do evento.

As dependências da CMPA não serão cedidas para a realização de formaturas, aniversários ou demais eventos que não se relacionem às atividades institucionais e culturais de interesse da CMPA.

Observações Finais

A seção de Memorial transmitirá todas as demais recomendações necessárias acerca dos cuidados que deverão ser observados em relação as dependências da CMPA, inclusive quanto a seus equipamentos, seus móveis e seus utensílios.

Além deste Manual de Procedimentos acerca da Cedência de Dependências da CMPA, fica o solicitante do evento e, se houver, o artista e expositor obrigados a observar as regras constantes da Resolução de Mesa nº 486 de 28 de abril de 2015 que dispõe regras para a cedência de dependências da Câmara Municipal de Porto Alegre (CMPA) e para a utilização dos serviços administrativos em apoio à cedência e revoga as Resoluções de Mesa nos 370, de 17 de julho de 2007, 378, de 5 de novembro de 2007, 386, de 24 de janeiro  de 2008, 400, de 15 de setembro de 2008, 421, de 27 de abril de 2010, e 430 de 27 de agosto de 2010.